Een goede offerte in 5 stappen
Als freelancer of zelfstandig ondernemer kun je niet zonder; offertes en contracten. Het opmaken van een contract is niet altijd even leuk. Als creatieveling moet je je hersens kraken om te komen tot formele zinnen en saaie opsommingen. Waar je in al je werk onderscheidend wil zijn, moet een contract vooral allesomvattend, beknopt en duidelijk zijn. Daarom zetten we de belangrijkste onderdelen even op een rijtje.
- De basis van de overeenkomst
Als het goed is heb je voorafgaand aan het contract al met de klant afgesproken wat je gaat doen en met welk doel. Daarom zou je kunnen vergeten dit op te nemen in je contract. Doe dit niet! Het is van belang om op papier te hebben staan wat je gaat doen, voor wie en waarom. Zo weet je zeker dat beide partijen dezelfde doelen voor ogen hebben en voorkom je dat iemand die opdracht verkeerd interpreteert.
Hierbij kun je gebruikmaken van een ezelsbruggetje afkomstig uit de journalistieke wereld; Wie, wat, wanneer, waarom, waar en hoe? Probeer deze punten te benoemen in de inleiding van de overeenkomst. Belangrijk is dat je kort en duidelijk schrijft. Wees duidelijk over je rol in de hele opdracht.
- Maak timeframes en deadlines
Een opdracht bestaat vaak uit verschillende onderdelen. Wees je hiervan bewust en noem die verschillende onderdelen in je overeenkomst. Benoem per frame een deadline en probeer je daar aan te houden. Dit zorgt ervoor dat de opdrachtgever niet teleurgesteld is als de opdracht meer tijd in beslag neemt dan hij dacht, of dat hij juist het vermoeden krijgt teveel te betalen als je sneller klaar bent. Het geeft je tevens de mogelijkheid om na elk frame om feedback te vragen en toestemming te krijgen om door te gaan. Zo kom je tot een uitgebalanceerd proces waarin de kans op onduidelijkheden en verrassingen geminimaliseerd is.
- Benoem het eindproduct
In de voorgaande alinea’s hebben we de inleiding en het proces besproken. Het volgende wat je duidelijk moet beschrijven is het op te leveren eindproduct of de specificaties van je dienst. Ook hier willen we weer zoveel mogelijk onduidelijkheden uitsluiten, zodat iedereen aan het eind van de rit tevreden is. Probeer zo gedetailleerd mogelijk je werk te beschrijven, zodat de opdrachtgever je nooit kan beschuldigen van verkeerde keuzes. Een getailleerde beschrijving van wat je uiteindelijk gaat opleveren kost tijd en overleg. Waar jij bij het proces nog zelf de leiding hebt, is hier vooral de mening van de opdrachtgever belangrijk. Schroom dus niet, en durf te vragen naar wat de opdrachtgever precies van je verwacht.
- Vergoeding, aanbetaling en annulering
Als de opdrachtgever de overeenkomst tekent weet je zeker dat je werk voor de boeg hebt, maar je weet ook zeker dat de opdrachtgever verplicht is jou te betalen. Hoeveel? Benoem dat altijd in je contract. Als je werkt met een fixed-price, neem dan in je overeenkomst op onder welke voorwaarden de prijs kan veranderen. Werk je op basis van uren, overleg dan over het budget en geef in je overeenkomst aan dat je de opdrachtgever zult waarschuwen als je bijvoorbeeld al 90% van het budget bereikt hebt en het einde van de opdracht nog niet in zicht is.
Geef ook aan of je graag een aanbetaling wilt ontvangen. Dit is wel te adviseren. Dit geeft beide partijen extra veiligheid, omdat de opdrachtgever nog meer belang heeft bij het slagen van jou werk, en hij zeker weet dat jij niet zult laten afleiden door andere opdrachtgevers. Hij heeft tenslotte al betaalt.
Benoem ook de mogelijkheden om de overeenkomst te verbreken. Ontwikkelingen bij de opdrachtgever kunnen ervoor zorgen dat hij ineens minder belang heeft bij jou werk of de vergoeding niet meer kan betalen. Anderzijds kun jij je vergissen in de haalbaarheid van opdracht of andere uitdagingen tegenkomen die jou doen beslissen de samenwerking stop te willen zetten. Geef in de overeenkomst aan welke (financiele) gevolgen het heeft als een partij uit de samenwerking stapt!
- De grens tussen service en after-sales
Als je je werk af hebt wil de opdrachtgever natuurlijk nog wijzigingen doorvoeren. En hij heeft hier ook alle recht toe. Je hebt een goede verstandhouding met de opdrachtgever dus uiteraard lever je werk af dat de opdrachtgever tevreden stelt. Maar als de opdrachtgever na drie keer nog niet tevreden is, begint het toch wel irritant te worden dat jij voor niets uren maakt terwijl de opdrachtgever maar bevelen blijft geven. De opdrachtgever denk hiertoe alle recht te hebben, want hij wil een product dat op maat is, maar jij bent er wel klaar mee.
Deze situatie kun je voorkomen door in je overeenkomst te benoemen hoe veel tijd je nog aan je opdracht wilt besteden na oplevering. Geef de opdrachtgever bijvoorbeeld twee feedback-mogelijkheden. De opdrachtgever weet dan waar hij aan toe is, en jij kan die tijd opnemen in je vergoeding! Als de grens tussen service en extra werk duidelijk is geeft dat ruimte om met de opdrachtgever te praten over een service-contract. Zo kun je een langdurige relatie opbouwen met je opdrachtgever.
Voor het schrijven van dit artikel heb ik gebruik gemaakt van het artikel Freelance Contracts: Do’s and Dont’s op de inspirerende website Smashing Magazine.
